logo

Array
Những điều cần lưu ý khi đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại quốc tế

Đàm phán là gì? Đó là việc sử dụng thông tinquyền lực để tác động đến các hành vi trong một “ mớ các xung đột”. Còn đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế cũng là một loại đàm phán mà trong đó có ít nhất hai bên chủ thể có trụ sở ở hai quốc gia hay lãnh thổ khác nhau có mục tiêu “ vừa xung đột vừa hài hòa” tham gia đàm phán để xác quan hệ mua bán hàng hóa thông thường hay dây chuyền sản xuất - chuyển giao công nghệ hoặc hợp đồng xây dựng nhà máy chìa khóa trao tay. ..vv.


Bản chất của quan hệ này là bên bán cũng là bên mua và bên mua cũng là bên bán, bởi bên bán muốn bán hàng hóa, máy móc, thiết bị và công nghệ, còn bên mua thì muốn mua những thứ đó. Nhưng nếu nói thực chất ra thì bên mua cũng đang “ bán tiền” để mua những thứ được quy ra tiền và tạo được ra các giá trị gia tăng so với đồng tiền mình bỏ ra. Do đó có thể coi đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế là quan hệ bình đẳng, hài hòa giữa các bên, không có cái gọi là sự áp đặt hay đơn phương trong quan hệ đàm phán, ký kết hợp đồng, cho dù một bên có là tập đoàn đa quốc gia với các thương hiệu sản phẩm mang tính toàn cầu còn bên kia chỉ là một doanh nghiệp nhỏ với tên tuổi được ghi danh ở cấp “ xã, phường”.

Các biến số quyết định của đàm phán

- Thông tin: Đàm phán là một quá trình chứ không phải một sự kiện, các bên thường muốn giữ kín các mục tiêu của mình cho đến phút chót. Do đó việc khai thác triệt để càng nhiều thông tin về đối tác thì đồng nghĩa với việc bạn đã “ đọc vị” được ý đồ của đối tác nên việc đối tác phải nhượng bộ các điều khoản với bạn chỉ còn là chuyện thời gian mà thôi.

- Quyền lực: Là Phương thức, phương tiện để bạn muốn đạt được điều khoản này đến điều khoản khác trong đàm phán. Quyền lực nó không phải là mục tiêu của đàm phán nhưng nó là Phương tiện không thể thiếu để bạn đi được đến đích của cuộc đàm phán. Trong đàm phán bạn sẽ có rất nhiều thứ quyền lực để sử dụng mà bình thường đôi khi bạn không nhận ra như quyền lực cạnh tranh, quyền lực mạo hiểm, quyền lực hợp pháp, quyền lực cam kết, quyền lực chuyên môn, quyền lực thưởng phạt, quyền lực đồng cảm, quyền lực đạo đức, quyền lực tiền lệ, quyền lực kiên trì..vv

- Thời gian: biến số này rất quan trọng trong đàm phán, bởi thời gian cần cho bạn để chuẩn bị đàm phán, nhưng thời gian cũng là cái đích để bạn có thể yêu cầu đối tác của bạn phải nhượng bộ đặt bút ký vào bản hợp đồng. Bởi khi bạn biết sử dụng các kỹ năng để làm cho đối tác mất càng nhiều thời gian và công sức cho mình thì cũng đồng nghĩa với việc họ dễ dàng chấp thuận các yêu cầu của bạn. Tuy nhiên bạn phải kiểm soát được thời gian, nếu không nó sẽ làm cho đối tác “ khó chịu” về bạn thì cũng là điều không tốt khi các bên triển khai thực hiện hợp đồng.

Cách thức đàm phán:

Tùy thuộc văn hóa, phong cách, tập quán kinh doanh và pháp luât của đối tác đến từ đâu mà người tham gia đàm phán phải có những sự chuẩn bị kỹ lưỡng cũng như phải có một kỹ năng và tư duy đàm phán nhanh nhạy, vừa cương vừa nhu.

Để đạt được những điều khoản có lợi trong bản hợp đồng thì đòi hỏi cách thức đàm phán của bạn phải đa dạng và có chiến thuật. Cách thức đàm phán hiệu quả và thông dụng nhất hiện nay là cách thức đàm phán đôi bên cùng có lợi (win-win), bởi cách thức này giải quyết được 3 vấn đề hóc búa nhất đó là: Xây dựng lòng tin; Đạt được cam kết và Giải quyết xung đột.

Đặc trưng của đàm phán

Quá trình đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế bên cạnh những đặc điểm chung như đàm phán các loại hợp đồng thông thường khác thì cũng có những đặc trưng riêng biệt quả nó, đó là:

- Các quan hệ hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu sự điều chỉnh của một hoặc một số điều ước quốc tế song phương hoặc đa phương, hoặc quy định của hệ thống pháp luật một quốc gia nhất định với tư cách là luật áp dụng trong hợp đồng. Ngoài ra tập quán hay thông lệ trong thương mại quốc tế là điều không thể thiếu trong hợp đồng thương mại Quốc tế.

- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế luôn chịu sự chi phối, tác động của các quy luật kinh tế. Bên cạnh đó, nó còn bị chi phối, ảnh hưởng bởi phương pháp và thủ thuật kinh doanh, đặc biệt là phương pháp marketing quốc tế và cạnh tranh của các đối tác là các tập đoàn lớn đa quốc gia hoạt động rất chuyên nghiệp.

- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu ảnh hưởng bởi sự biến động của nền kinh tế và thị trường quốc tế có tính chất thường xuyên, liên tục.

- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu ảnh hưởng của các yếu tố chính trị và ngoại giao do có yếu tố quốc tế và thường liên quan tới ít nhất hai quốc gia khác nhau.

Các yếu tố cơ bản của hoạt động đàm phán

- Bối cảnh đàm phán là tổng hợp các yếu tố khách quan có liên quan trực tiếp và gián tiếp tới hoạt động đàm phán và thường bao gồm các yếu tố kinh tế, xã hội, chính trị… Trong đó thời gian, địa điểm và ngôn ngữ đàm phán là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc đàm phán.

 - Năng lực đàm phán là yếu tố thuộc về cá nhân người đàm phán nhưng có ảnh hưởng rất lớn và có tính chất quyết định tới tiến trình và kết quả đàm phán.

- Đối tượng của đàm phán là các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, hoạt động đầu tư, chuyển giao công nghệ và các hoạt động liên quan tới quyền sở hữu trí tuệ… có tính chất quốc tế.

- Nội dung đàm phán là việc tiến hành các hoạt động bàn bạc, thỏa thuận để đi đến thống nhất giữa các bên về các vấn đề chủ yếu của hợp đồng như đối tượng hợp đồng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao - nhận hàng hóa, dịch vụ, quyền và nghĩa vụ cụ thể của các bên.

- Mục đích đàm phán là những vấn đề liên quan đến lợi ích mà các bên hướng tới.

Các phương thức đàm phán

Thực tiễn thương mại quốc tế cho thấy có rất nhiều phương thức đàm phán khác nhau và các phương thức sau đây thường xuyên được các bên áp dụng:

- Đàm phán qua thư tín, điện thoại là phương thức đàm phán được sử dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh hiện đại vì những ưu điểm của nó như tiết kiệm chi phí, thời gian. Tuy nhiên Phương thức này chủ yếu được sử dụng trong các đàm phán mua bán hàng hóa thông dụng, có quy mô nhỏ và đối tác là những thương hiệu tên tuổi và thông dụng trên toàn thế giới.

- Đàm phán trực tiếp thường được áp dụng khi liên quan đến các hợp đồng lớn, có đối tượng phức tạp, nhiều chủ thể tham gia, phạm vi đa dạng. Phương thức này có thể làm tốn kém về chi phí, thời gian nhưng hiệu quả thường rất cao, giảm thiểu rủi ro. Trong giai đoạn khó khăn chung của nền kinh tế toàn cầu hiện nay thì phương pháp đàm phán này đang thực sự là Phương pháp ưu việt trong việc lựa trọn đối tác của các doanh nghiệp Việt Nam.

Các bước của quá trình đàm phán

Quy trình đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường diễn ra theo những bước cơ bản sau:

- Xác định tình huống đàm phán là tìm hiểu và kiểm tra bối cảnh đàm phán và những vấn đề có liên quan, chú ý những khía cạnh chủ chốt tác động đến mối quan hệ đàm phán, thiết lập các mục tiêu chung cho quan hệ đàm phán, đó là lợi ích cụ thể mà các bên đều hướng tới.

- Lập kế hoạch đàm phán là công việc chuẩn bị trực tiếp cho việc đàm phán như tổ chức thu thập và xử lý thông tin, xây dựng kế hoạch, chương trình đàm phán, luyện tập việc thực hiện các chiến thuật đàm phán cụ thể…

- Tổ chức đàm phán là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên để bàn bạc và tiến tới thống nhất một số hoặc tất cả các vấn đề được nêu ra mà trước đó các bên chưa thống nhất được.

Ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

Sau khi đã thống nhất được tất cả các vấn đề ở giai đoạn đàm phán, các bên tiến hành ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Khi ký kết, các bên cần tuân thủ các nguyên tắc ký kết, đó là bình đẳng, tự nguyện, thỏa thuận song phương, tuân thủ pháp luật và thông lệ quốc tế.

- Trong giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế, các bên có thể áp dụng nhiều phương thức ký kết hợp đồng khác nhau như ký trực tiếp, ký gián tiếp, ký bằng văn bản hoặc qua fax, thư điện tử.

- Tùy từng điều kiện cụ thể, việc ký hợp đồng có thể được tiến hành bằng một trong các hình thức sau: Hai bên ký vào hợp đồng mua – bán (văn bản thường được soạn thảo theo mẫu chung thống nhất); người mua xác nhận bằng văn bản là người mua đã đồng ý với các điều khoản của thư chào hàng tự do; người bán xác nhận bằng văn bản chấp nhận đơn đặt hàng của người mua, hai bên trao đổi bằng thư xác nhận về việc đã đạt được những điều khoản thỏa thuận trong đơn đặt hàng (trong đó nêu rõ những điều đã được thỏa thuận).   

- Thời điểm ký kết hợp đồng có ý nghĩa rất quan trọng bởi thời điểm này quan hệ hợp đồng giữa các bên tham gia được xác lập và nếu hợp đồng mang tính chất ưng thuận thì sẽ làm phát sinh quyền và nghĩa vụ pháp lý ràng buộc các bên với nhau.

- Địa điểm ký kết khi các bên ở các nước khác nhau có ý nghĩa rất quan trọng, bởi đây là tiêu chí xác định luật áp dụng và cơ quan giải quyết tranh chấp phát sinh từ hợp đồng. Theo điều 18, 23 của Công ước Viên 1980, địa điểm ký kết hợp đồng là nơi được chấp nhận chào hàng. Do đó các doanh nghiệp Việt Nam nên đề xuất địa điểm ký kết tại nước mình vì nó phù hợp với tiêu chí mà đối tác nước ngoài dễ dàng phải chấp nhận đó là nơi diễn ra việc thực hiện hợp đồng.

Ls Phan Khắc Nghiêm

NPKlaw & Associates